Planiranje korporativnih zabava – da budu nezaboravne!

Upravo o tome se radi: planiranje nezaboravnog događaja! Možete to 'isprobati' na sebi: što pamtite (posebno ako ste kod svog poslodavca već neko vrijeme)? Koordinacijski sastanak broj 24? Ili korporativne zabave na kojima ste napokon mogli malo popričati s kolegama i menadžerima u opuštenijem okruženju i odlično se zabaviti?

Iako korporativne zabave igraju tako važnu ulogu u profesionalnoj karijeri, planiranje takvog događaja često se radi usput. Stoga se goleme zadatke koje to uključuje mora obavljati uz svakodnevni posao, što je šteta jer, kao što je spomenuto, korporativne zabave mogu postati prave prekretnice u povijesti tvrtke. No, neke se stvari ne mogu promijeniti; ono što možete promijeniti jest učinkovito provesti planiranje i, idealno, izbjeći pogreške koje su drugi već napravili. Tu na scenu stupa naš članak o planiranju korporativnih događanja!

Vrsta proslave – što zapravo slavimo?!

Ovo pitanje može zvučati trivijalno, ali dobra je polazna točka za uspješno planiranje. Radi li se o obljetnici tvrtke, lansiranju proizvoda, team-building događaju ili godišnjoj božićnoj zabavi? Što točno slavimo? Ovisno o odgovoru, mogu se donijeti ključne odluke, kao što su lokacija i broj sudionika. Za team-building događaje, na primjer, često je dobro "samo izaći iz ureda" – naposljetku, razmišljanje izvan okvira ne funkcionira uvijek kada ste usred tog okvira, tj. u vlastitom uredu ili poslovnim prostorijama tvrtke. Ako, na primjer, trebaju biti pozvane i obitelji zaposlenika, jednostavno će vam trebati više prostora za aktivnosti; međutim, lansiranje proizvoda također se može proslaviti u vlastitim prostorijama uz malo pripreme i kreativnosti.

Tko slavi s kim?

Ovisno o prigodi, možete početi sastavljati popis gostiju. To treba učiniti u bliskom dogovoru sa svim uključenim stranama – jer nema ničeg neugodnijeg od toga da se jednostavno zaborave neki članovi osoblja, tj. da ih se ne pozove. Trebaju li u proslavi sudjelovati samo interni zaposlenici ili i vanjski gosti? Na primjer, poslovni klijenti ili obitelji zaposlenika? Mjesto održavanja može se odabrati ovisno o broju sudionika.

Kako slavimo?

Ljudi često misle da će nekoliko čaša, tanjura i nešto grickalica biti dovoljno – ionako se ljudi samo žele okupiti i slaviti. Da bi takav događaj bio uspješan, vjerojatno bi vam bila potrebna vrlo iskusna "ekipa za zabavu" – drugim riječima, to uspijeva samo u najrjeđim slučajevima… Bolje je planirati veliko, a zatim suziti popis aktivnosti. Nemojte izostaviti nijednu ideju i, iznad svega, dajte svojoj kreativnosti slobodne ruke:

• Slogan?
• DJ / živa glazba?
• Izvedbe uživo?
• Komičari/voditelji/motivacijski govornici?
• Kulinarski užitci?
• Mjesto događaja?
• Značajke i asortiman? 

Možda bismo ovo čak mogli pretvoriti u državni praznik s:

• vođena tura, recimo, pivovare
• suradnja na, recimo, utrci na govornica
• Dnevna šetnja s posebnim izazovima
• Zajedničko kuhanje

Vrlo pažljivo razmislite o vrsti zabavnog programa koja odgovara vašim gostima. Najbolje je da se posavjetujete s voditeljima relevantnih timova o tome što je prikladno za koje članove osoblja. Ako planirate zabavu za vanjske goste, također biste trebali razmisliti o tome što bi bilo prikladno. Ukratko: sve je moguće, barem dok se ne postave proračunska ograničenja (zato smo ovaj "ometajući čimbenik" namjerno stavili na kraj ovog članka – kao svojevrsni "kvar", da tako kažemo).

Pozovite, pozovite, pozovite

Iako se gotovo svi vjerojatno raduju božićnoj zabavi – što znači da je riječ o događaju koji se redovito održava – za posebne jednokratne događaje morate malo dublje zaroniti u svoju komunikacijsku kutiju s alatima. I ovdje ovisi o tome što se točno slavi. Na primjer, prekrasno dizajnirana pozivnica poslana poštom može lansiranju proizvoda dati svečani ton. Za događaj team buildinga dovoljni bi mogli biti e-mail, poziv na sastanak i obavijest istaknuta na vidljivom mjestu u uredu, na pogonu ili u kuhinji za kavu.

Kako sve ovo organizirati?

To nas dovodi do onoga što je zapravo najteži dio – ili bolje rečeno, dio koji se većini organizatora vjerojatno najviše gadi: sam planiranje! Evo dobrog savjeta, iako može biti i loš: možda postoje kolege kojima je prethodno povjereno planiranje poslovnih zabava, koji su već stekli iskustvo u tome i mogu ga prenijeti dalje. Ne morate počinjati od nule, da tako kažemo. No, to je ujedno i mana cijele priče, jer ne biste trebali jednostavno ponovno koristiti stare predloške za planiranje onakvima kakvi jesu. Novi ideji mogu unijeti svježinu u proslave – ako je, na primjer, ista lokacija odabrana već tko zna koji put, možda je vrijeme za nešto novo?

Također se itekako isplati raspitati među zaposlenicima postoji li netko tko bi se rado javio. Često su upravo oni kolege od kojih to najmanje očekujete ti koji se odjednom odazovu izazovu i s ogromnom predanošću isplaniraju, organiziraju, izvode i čine proslavu nezaboravnom.

Ključna točka: proračun

Na kraju krajeva, naravno, proračun je također odlučujući čimbenik u planiranju. Dakle, ako si možete priuštiti samo angažman stand-up komičara, ali nema novca za hranu ili božićne poklone, proračun je možda pogrešno raspoređen – a vaši će kolege gotovo sigurno biti frustrirani (osim ako stand-up komičar nije doista vrlo zabavan). Konsultacija s financijskim odjelom može pružiti jasnoću, kao i potencijalne uštede: jesu li dijelovi proslave, ili možda cijeli događaj, porezno priznati?

Sve u svemu, dobra priprema može uštedjeti vrijeme, koje se potom može usmjeriti izravno na ugodne aspekte planiranja: prepuštanje ideja i kreativnosti da se razigraju i uživanje u svim pohvalama i priznanju kao organizator!